Beschlussvorschlag:
1. Die Gemeindevertretung Siek beschließt die 1. Satzung zur Änderung der Hauptsatzung Siek, wie sie sich aus der Anlage zur Sitzungsvorlage ergibt.

2. Die Verwaltung wird gebeten, die technischen, organisatorischen und finanziellen Auswirkungen eines rechtssicheren Verfahrens zur Durchführung von Gremiensitzungen per Videokonferenz aufzuzeigen.

Sachverhalt:
Durch die letzte Änderung der Gemeindeordnung wurde u.a. die Möglichkeit eröffnet, in Fällen höherer Gewalt die Sitzungen der Gemeindevertretung ohne persönliche Anwesenheit der Gremiumsmitglieder im Sitzungsraum als Videokonferenz durchzuführen. Zu der Möglichkeit der Videokonferenz wies die Kommunalaufsicht darauf hin, dass diese nicht der Regelfall, sondern nur als Notwehrmaßnahme – also Ausnahme – gilt.

Zur Schaffung dieser Möglichkeit bedarf es einer Änderung der Hauptsatzung sowie einer technischen, organisatorischen und personellen Konzeption. Der beigefügte Entwurf der „1. Satzung zur Änderung der Hauptsatzung Siek“ wurde inhaltlich bereits mit der Kommunalaufsicht abgestimmt.

Auch bei der Durchführung von Sitzungen als Videokonferenz muss die Öffentlichkeit gem. § 35 Abs. 1 GO dadurch gewährleistet sein, dass eine zeitgleiche Übertragung von Bild und Ton an einen öffentlich zugänglichen Raum und durch eine Echtzeitübertragung oder eine vergleichbare Einbindung der Öffentlichkeit über das Internet erfolgt.

Es muss sichergestellt sein, dass z. B. in Videkonferenzen gefasste Beschlüsse den gesetzlichen Vorschriften – insbesondere bei Satzungsbeschlüssen (also auch B-Pläne) – entsprechen, um so auch nicht angreifbar ung ggf. unwirksam zu sein. Auch ist zwingend der Datenschutz zu beachten.

Anforderungen an die Videokonferenzen sind insbesondere:

-          Stabiles Videokonferenz-Tool,

-          sichere Schnittstelle im Internet für das „Publikum“, 

-          sicheres Abstimmungstool,

-          Trennung öffentlich/nichtöffentlich muss sichergestellt sein

Voraussetzung für die Umsetzung einer beschlossenen Hauptsatzungsänderung ist, dass eigene erfolgreich durchgeführte Testläufe erfolgt sind bzw. auch Erfahrungswerte von anderen Kommunen vorliegen. Erst dann kann die Umsetzung auf Amtsebene erfolgen.